9 déc. 2020

Les meilleurs outils du télétravail | Le Digest

Exécution
Communication
Gouvernance

Avec la montée en puissance du télétravail, une multitude d’outils pour faciliter la communication des équipes et le travail en asynchrone ont fait parler d’eux. Mais lesquels choisir ? Pour quels usages ?

Disclaimer : L'usage d'un outil à l'échelle d'une équipe ou d'une entreprise demande de se poser collectivement sur la gouvernance autour de l'outil (qui gère l'outil ? ce qu'on y fait ? ce qu'on y fait pas ? qui est invité ?).

Pour découvrir les outils, cliquez sur leur nom.

🥗 ENTREE 🥗

 

🍴 Notion : documenter ses processus, sa culture, les “informations froides”

Un outil tel que Notion permet de clarifier, préciser et mettre à disposition tous les processus et la stratégie globale de l’entreprise. Il permet aussi de construire et documenter sa culture d’entreprise afin d’aligner ses équipes. C’est un excellent allié pour l'onboarding des nouveaux collaborateurs, qui est difficile à gérer à distance ! Votre nouvel.le arrivant.e pourra ainsi retrouver les informations structurantes documentées dans un seul endroit.

Ce sujet a fait l’objet du dernier Digest. Si vous souhaitez découvrir d’autres outils similaires cliquez ici.

image tableau trello travail asynchrone

🍴 Trello : s’organiser en asynchrone

Trello est un outil de gestion de projet. Il permet la communication d’idées et la collaboration sur des tâches en asynchrone (i.e. pas en simultané). Aussi, ne pas être immobilisé par les différents fuseaux horaires et les horaires de travail flexibles du remote est essentiel à la performance d’une équipe. Extrêmement modulaire, c’est l’outil parfait pour organiser un projet collectif, suivre ses tâches personnelles, optimiser des workflows etc. Les différents power-ups et fonctionnalités intégrées (labels, automatisations, filtres, modèles de cartes et tableaux, commentaires et mentions) en font un outil indispensable à l'équipe pour s'organiser au quotidien !

🍴 Krisp : améliorer les appel vidéos

Les visios souffrent généralement de deux problèmes : une mauvaise connexion internet et des bruits périphériques. Résoudre le premier problème par un outil est difficile, mais le deuxième a une solution ! Krisp aide à réduire les cris des enfants qui jouent derrière ou les chiens qui aboient !

Sur la visio, petit conseil partagé par un des intervenants lors de notre table-ronde sur le remote : encourager l’équipe à mettre sa caméra pour renforcer l’interaction, la prise de feedback et tout simplement la concentration.

image miro ateliers collaboratifs

🍴 Miro : organiser des ateliers collaboratifs

Miro est un tableau blanc en ligne qui rend enfin les ateliers collaboratifs à distance “agréables et efficaces”. Comment ? Vous pouvez gérer des icebreakers, co-créer des schémas, processus, réaliser des brainstorms à base de post-its, prioriser (en synchrone ou asynchrone !) et tous les formats que vous imaginerez.

🍴 Metro Retro : faire des rétrospectives régulières

Les rétrospectives permettent de prendre un temps d’arrêt en équipe pour se partager les ressentis de chacun, de regarder en arrière sur la collaboration de l’équipe et dégager collectivement des pistes d’améliorations. A distance, il est nécessaire de les ritualiser et d’en réaliser fréquemment. Metro Retro est l’outil qui rend la rétrospective facile et rapide avec toute une bibliothèque de modèles, un timer et un système qui permet de choisir quand révéler ses post-its.

🍴 1Password : accéder aux outils de l’entreprise en toute sécurité

Fini les reset de mots de passe perpétuels, vous gagnez en efficacité mais surtout en charge mentale avec 1Password ! Si vous souhaitez partager les identifiants et mots de passe d’un outil, cet outil crée des dossiers communs afin que toute votre équipe en ait un accès facile et sécurisé.

🍴 Slack : collaborer en temps réel

Cette plateforme de messagerie interne est un outil de communication rapide où il est possible d’organiser les sujets par canaux. Slack facilite le travail à distance en intégrant de nombreux outils, notamme

nt de partage de documents et en ayant la possibilité de passer rapidement du chat à l’appel. Attention à l'usage de Slack pour autre chose que de la conversation : trop de sollicitations (synchrones) peuvent déconcentrer vos co-équipiers et générer de la charge mentale dû au switch permanent de sujet. Un principe à suivre : si le message requiert une action de la part de la personne en face, privilégier Trello ou un outil de gestion de tâches (github/jira/basecamp etc.)

image donut interactions sociales

🍴 Donut : conserver les interactions sociales

En attribuant aléatoirement, via Slack, des rencontres entre deux membres de l’équipe, Donut provoque des pauses cafés virtuelles, luttant contre l'isolement social et recréant les discussions informelles autour de la machine à café. Pour les équipes 100% en remote, cela peut permettre à deux membres qui ne travaillent pas sur les mêmes sujets de se rencontrer, leur donnant un plus grand sentiment d’intégration à l’entreprise.

🍴 Pomodoro : ne pas oublier de faire des pauses !

Pomodoro est une méthode de productivité individuelle pour travailler efficacement sans se surmener ou au contraire perdre sa concentration. Elle consiste à alterner 25 min de deep work avec 5 min de pause. Au bout de 4 cycles, une plus longue pause de 15 min est intégrée au minuteur. Sortez prendre l’air, quittez votre ordinateur !

🍛 PLAT 🍛

 

🍴 Cozycloud – Comment mettre en place un modèle de remote efficace ?

Benjamin André, CEO de Cozycloud, nous a partagé son expérience et ses recommandations lors d’un des premiers talks Yolocracy sur le fonctionnement presque 100% remote de CozyCloud. Comment conserver une proximité interpersonnelle dans la distance ?

Pour découvrir les conseils de Benjamin sur les outils à mettre en place en remote : regarder à partir de la 15e minute du talk Yolocracy, disponible ici.

🍴 Slite – Comment sécuriser le meilleur niveau d’exécution d’une équipe en remote ?

Christophe Pasquier, CEO de Slite, nous a montré ce que son équipe en remote a mis en place pour s’organiser efficacement en télétravail et avec une répartition des équipes sur plusieurs pays. Comment les outils sont-ils au service des valeurs de l’entreprise ? Avec quelqu’un à São Paulo et un autre à Séoul, soit 12h de décalage horaire, le travail en asynchrone est essentiel à l’efficacité de l’entreprise.

A la fin du talk, dans la partie questions-réponses, Christophe répond à des problématiques plus pratiques : utilise-t-il quand même des outils de messageries directes ou des outils pour connaître l’heure actuelle de ses équipes ?

🍨 DESSERT 🍨

 

Et la communauté Yolocracy, qu’est-ce qu’elle utilise ? Nous avons posé la question suivante sur notre Slack : Quelle est votre boîte à outil télétravail ? Pourquoi ces outils ?

Patrick Lambret, Product Specialist d’une équipe de freelances en train de structurer l'agence utilise :

  • Discord : gratuit et chat vocaux pour réunions instantanées (à la place de Slack)
  • Dropbox : pour toute la documentation légale "rigide" (factures, devis, propositions commerciales...)
  • Google Drive : pour tout document partagé "souple" (type brouillon)
  • Notion : pour la documentation. Patrick envisage également d’y passer la gestion de projet avec des dashboard (cockpits) par objectifs / cercles / projets / sprints et des templates de notes de réunions qui permettent de dispatcher, bref du sûr mesure pour ses besoins. Il a en effet trouvé que Asana était trop cher pour ses besoins. Notion lui permet aussi de partager leur travail aux clients et leur permettre de connaître l'avancée et de faire des commentaires.
  • Miro : pour les ateliers de créa
  • Figma : pour le design

Au niveau de l’organisation perso :

  • Rambox : pour centraliser toutes ses communications
  • Slickinbox : pour tous les abonnements newsletters

 

Pour retrouver les autres avis et conseils de la communauté, rejoignez notre slack !

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