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22 juin 2021

Documenter sa culture d’entreprise, les outils | Le Digest

Gouvernance

Cet article donne les outils nécessaires afin de gérer efficacement la multitude de documents et d’informations générés par l’entreprise, sans s’y noyer.

Les company wiki sont des outils puissants pour répertorier la culture d’entreprise, collaborer en asynchrone sur des projets et documenter les processus. Mais lequel choisir ?

🥗 ENTREE 🥗

🍴 Confluence : l’outil des grands groupes

Confluence concentre ses fonctionnalités sur la documentation et la collaboration à l’échelle. C’est un outil qui convient souvent bien aux grandes entreprises, de par son intégration dans la suite Atlassian, l’éditeur de Jira et Trello.

Preuve à l’appui, Atlassian a publié la liste de ses clients Confluence, parmi lesquels nous avons relevé :

  • Hubspot : « Confluence a permis à tous les membres de l’entreprise de participer, de poser des questions et de faire entendre leur voix pour bâtir une entreprise dont les petits-enfants de nos employés pourront être fiers. »
  • AirFrance KLM : « Nous utilisons les tableaux Agile de Jira pour le suivi, Bitbucket et Bamboo pour commiter et tenir à jour le code, et Confluence pour rassembler toutes nos connaissances. De plus, tous ces outils sont tous intégrés, ce qui nous permet de faire référence aux pages Confluence dans Jira ou vice versa. »

🍴 Notion : l’outil plébiscité par les startups

Notion, outil préféré de la communauté Yolocracy, se positionne comme un outil multifonctions : un wiki, un kanban et un outil de documents partagés, misant sur une plus grande versalité.

Crowdcast, entreprise full-remote, témoigne de son utilisation de Notion : https://www.notion.so/customers/crowdcast

🍴 Slite : l’alternative française à Notion

Le français Slite, utilisé par l’équipe Yolocracy, facilite le traitement de texte et la visibilité des modifications. Il est aussi possible de partager les documents via Slack.

Parcourez le Slite de Buffer, qui utilise Slite comme outil pour expliciter sa gouvernance : https://slite.com/startup-bibles/buffer

🍴 Gitbook : la version open-source

Aussi français, Gitbook se démarque en proposant son service gratuitement aux organisations à but non-lucratif et pour les projets open-source. De plus, il est étroitement lié à la technologie Git.

Gitbook s’est même prêté à l’exercice d’écrire son company wiki et de le publier : https://docs.gitbook.com/

image modèle 5 étoiles

Dans un précédent talk, Ground présentait leur culture de la documentation, et en particulier la règle des cinq étoiles. Afin d’être intégrée au modèle asynchrone, l’information passe par un processus  :

Cette méthode permet d’évaluer comment nous documentons. Il est nécessaire d’avoir une trace, sans jargon, et que chacun sache comme la documentation est organisée. Un parti-pris fort chez Frontier : toute information qui n’a pas d’URL n’existe pas. Ce principe remet la responsabilité à la personne qui donne l’information de documenter celle-ci, et donc de se poser la question de la valeur de son information.

🍨 DESSERT 🍨

Questionnée sur ce sujet, la communauté Yolocracy a notamment fait ressortir Notion. Confluence et Gitbook ont également été mentionnés dans les résultats du sondage.

« J‘avais un peu peur du côté « usine à gaz qui fait tout » quand on me l’a présenté pour la première fois, mais je me rends compte que naturellement on l’utilise beaucoup comme un wiki classique, c’est-à-dire pour créer des pages et les regrouper à un endroit auquel tout le monde a accès (à l’inverse d’un tas de Google Docs en vrac), avec des options de style par défaut assez agréables ».

Julien Antonio, QA Testeur chezBuildrz, à propos de Notion

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