La gestion de l’information dans une équipe agile

 

Cet article est issu du webinar de Victor Fouqueray, coach agile et cofondateur @ground. Il traite dans ce webinar des principes fondamentaux des équipes agiles.

Tout le contenu de cet article peut-être retrouvé en vidéo de 31’50 à 54’00 : juste ici

Reading time : 3 minutes

 

« @Une nouvelle recrue est arrivée dans l’équipe ! Génial! Mais…comment l’onboarde-t-on ? Aussi, où se trouvent les feuilles de route ? Eh ! Vous vous êtes dit quoi pendant la synchro hebdomadaire? »

Toutes ces questions, que l’on s’est forcément posées à un moment, vous pourriez les éviter. Et on vous explique comment.

Comment permettre à tous de réagir aux informations qui ont été transmises, à la fois dans un souci de transparence et de communication, mais aussi afin de pouvoir être au fait des décisions qui ont été prises si aucune trace ne le permet ?

Si aujourd’hui cela parait évident dans le cadre du passage au travail aux bureaux au full-remote des équipes, cela ne l’était pas forcément il y’a quelques mois voire années, où la proximité physique entre les collaborateurs empêchait l’importance donnée à la documentation et aux feedbacks écrits. Ce manque de communication et de transparence n’est pas sans conséquences, tant il peut amener à un affaiblissement du sens, de l’engagement et de motivation des collaborateurs (aujourd’hui 61% des salariés se disent désengagés de leurs entreprises selon une étude Gallup).

Victor a participé au développement de ce modèle 5 étoiles, utilisé chez Ground pour garantir la qualité de l’information, modèle que les coachs proposent aux équipes qu’ils accompagnent.

⭐️: L’information écrite, tu honoreras

Le principe : L’information écrite est au coeur du modèle des 5 étoiles, une sorte de pivot autour duquel les autres étoiles tournent.

Documenter permet à la fois d’assurer la symétrie de l’information entre les collaborateurs : tout le monde a les mêmes informations, en même temps.

Dans un monde où le télétravail a pris de l’ampleur et l’asynchrone fait totalement partie du rythme de travail, la documentation le facilite.

Asynchrone : système qui rompt avec celui des journées de travail à heures fixes (chacun travail d’où il veut, quand il veut).

Le plus : « Un esprit rangé, dans un tableau trello rangé ». **

Exemple de tableau trello
⭐️⭐️: Des règles communes, tu suivras

Le principe : Vous avez commencé à écrire et à documenter. Mais pour que ça marche à l’échelle d’une équipe, il faut le faire sous des règles communes. Une façon de ranger les informations, de rendre accessible les documents, de nommer les catégories de données. Toutes ces règles communes facilitent aux nouvelles recrues l’apprentissage de la documentation!

Le plus: Une fois les règles documentées, plus besoin de les redire !

⭐️⭐️⭐️: Des liens, tu partageras

Le principe : Ici, l’URL devient votre meilleur ami. Il faut que d’un clic, les collaborateurs aient accès aux informations souhaitées, sans avoir à demander l’accès, ou à rechercher pendant 10 minutes le lien nécessaire. Cela fluidifie forcément les échanges entre les collaborateurs.

Le plus : Pas besoin d’appeler la collègue pour avoir accès au google doc documenté hier.

⭐️⭐️⭐️⭐️: Des informations compréhensibles, tu donneras

Le principe : Un réel effort dans la formalisation et dans la rédaction doit être fait, au même titre que les règles communes énoncées juste au-dessus. Évitez au plus possible les jargons incompréhensibles, et les sigles introuvables sur Internet.

Le plus : Tout comprendre, et vite.

⭐️⭐️⭐️⭐️⭐️ : Une documentation améliorable by design, tu feras

Le principe : Une information qui est améliorable by design sous-entend l’importance du feedback et des commentaires dans les outils de documentation que vous utilisez. Par exemple, à Ground, lorsqu’un coéquipier documente ses informations, chacun peut venir l’améliorer en donnant son avis et ses remarques.

Le plus : Une amélioration en continue au sein des équipes !

Exemples de feedbacks au sein d’une carte Trello

Victor, nous donne le principe du 10 étage, ou le « truck factor ».

Truck Factor (definition): “The number of people on your team who have to be hit with a truck before the project is in serious trouble”

Si l’un de vos collaborateurs tombaient du 10 ème étage (on espère pas !) avec son ordinateur, et que lui seul avait en local dans son disque dur et pas en ligne, toutes les informations sur le gros projet de demain…tout serait perdu. Et ça c’est bien dommage.

Le principe des 5 étoiles facilite à la fois l’accessibilité, la communication, la transparence des informations clés sur les différents sujets que vous gérez dans votre équipe.

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