Savoir qui fait quoi dans une équipe

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QUI FAIT QUOI - 3 mots qui englobent une bonne partie des interrogations en entreprise. Parce qu'aussi basique que cela puisse paraitre, la question du qui fait quoi est rarement aussi simple, et presque tout le temps survolée.

Bien sûr, pour savoir qui fait quoi, il faut d'abord savoir le quoi. Combien de personnes dans votre entreprise ou votre équipe sont capables de faire le lien entre la raison d'être de l'équipe et les activités du quotidien ?

Et puis, il y a la question du qui. Le rôle que chacun joue dans une équipe est souvent cause de confusion : qui a le leadership ? qui contribue ? où le rôle d'une personne commence t'il ? s'arrête t-il ?

Qui fait quoi, kezako ?

Effectivement, avant de se poser la question de qui fait quoi, il faut d'abord que toute l'équipe ait en tête le quoi : les activités.

Dit simplement, une activité est un sujet de travail, en responsabilité d'un membre de l'équipe, qui génère de la valeur et est clairement périmétré.

La valeur d'une activité mesure son apport à la raison d'être de l'équipe, et son périmètre place l'activité dans son écosystème.

Activité n.f : sujet de travail, en responsabilité d'un membre de l'équipe, qui génère de la valeur et est clairement périmétré.

Expliciter les activités d'une équipe permet :

1. De s'assurer que tout le monde comprend la valeur des activités et, si ça n'est pas le cas, de remettre en cause certaines activités - ce qui est toujours sain.
2. De clarifier les périmètres de chaque activité et d'éviter les chevauchements, source tellement fréquente d'inertie et de charge mentale.

Dans les périmètres d'une activité, il faut à la fois se poser les questions de ce qui est inclus dans l'activité et de ce qui en est exclus.

Sur une même activité, ensuite, il faut se poser la question de qui : les rôles.

Expliciter les rôles de chacun sur les activités permet :

• D'éviter les activités orphelines - celles qui sont assez importantes pour être cartographiées, mais dont visiblement personne n'est leader.
• D'éviter les responsabilités ambigües - qui ont plus d'une personne en lead et/ou dont la responsabilité n'est pas révélée, par ex. quand quelqu'un pense être contributeur alors qu'une autre personne la voyait en leader ou l'inverse - plus gênant.
• D'éviter que quelqu'un ait trop de sujets - source de dispersion, on ne peut pas être partout en même temps. Dans certains cas, cartographier les activités peut aussi éviter un burnout ou deux.
• De révéler des situations de désengagement dans l'équipe ou de manque de responsabilisation.

Si la cartographie de votre activité semble évidente, tant mieux, vous pouvez toujours vérifier que c'est aussi le cas pour votre équipe.

Si ça ne semble pas si clair que ça, l'atelier qui suit est un bon premier exercice qui vous aidera à expliciter les modalités de fonctionnement de l'équipe.

Comment s'y prendre : l'atelier cartographie

Tout d'abord, on ne peut que vous conseiller de faire cet atelier en équipe. Le faire ainsi - à l'opposé de travailler une cartographie des activités et la présenter - permettra de révéler les incompréhensions, et de s'approprier la carte à mesure qu'elle se construit.

Pour réaliser un atelier cartographie, vous pouvez vous réunir en équipe - pendant une heure - et suivre ces étapes :

Bien sûr, l'objectif de cet atelier est de converger vers une vision partagée de la réalité de l'organisation de l'équipe. Cette réalité va évoluer avec le temps, et il sera important de re-faire cet exercice à une fréquence qui convient (tous les trimestres par ex.)

Si l'exercice vous semble hyper simple, faites-le. Au pire, vous passerez une bonne heure ensemble. Au mieux, vous vous rendrez compte que vous n'avez pas du tout la même vision des choses.

Faire vivre sa cartographie avec Crystal

Ground a développé Crystal justement dans l'objectif de visualiser l'ensemble de ses activités, les relations entre elles, qui est en lead et qui est en contribution.

Crystal.work est un outil gratuit développé par la team ground

Si vous êtes partisans de l'Holacracy : les logiciels Holaspirit et Glassfrog permettent de représenter l'organisation d'une équipe à la manière Holacracy.

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